荏田南四丁目自治会 個人情報取扱ルール
（目的）第１条 この取扱ルールは、荏田南四丁目自治会（以下「本会」という。）が保有する個人情報について適正な取扱いを確保することを目的として定めます。
（責務）第２条 本会は、個人情報の保護に関する法律（以下「法」という。）等を遵守するとともに、自治会活動において個人情報の保護に努めます。
（周知）第３条 本会は、この取扱ルールを回覧により、原則毎年１回は会員に周知します。
（管理者）第４条 本会における個人情報の管理者は、自治会長とします。
（取扱者）第５条 本会における個人情報の取扱者は、自治会役員、組長、要援護者を支援する者などとします。
（秘密保持義務）第６条 個人情報の管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ又は不当な目的に使用しません。その職を退いた後も同様とします。
（個人情報の取得）第７条 本会は、会長が「自治会入会届」などを、会員又は会員になろうとするものから受理することにより、個人情報を取得します。
２ 要援護者の支援等のため、法に規定する障害や病歴などの要配慮個人情報を取得する際は、本人の同意を得て取得します。
３ 本会が会員から取得する個人情報は、氏名（家族、同居人を含む）、生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の援護の要否、避難支援等を必要とする事由、緊急時連絡先、その他連絡事項などで会員が同意する事項とします。
（利用）第８条 本会が保有する個人情報は、次の各号に掲げる活動等に際して利用します。
（１）会費の請求、管理、その他文書の送付など
（２）会員名簿の作成及び会の区域図の作成
（３）入学祝、敬老祝等の対象者の把握
（４）災害等の緊急時における支援活動
（５）災害時に備えた要援護者との日頃からの関係づくり
（管理）第９条 個人情報は、会長又は会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理します。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄します。
（提供）第 10 条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者（委託・共同利用の相手方を除く。）に提供しません。
（１）会員本人から個人情報を取得する際に伝えて同意を得ている範囲で提供する場合
（２）法令に基づく場合
（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
（４）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
（５）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
（第三者提供に係る記録の作成等）第 11 条 取扱者は、個人情報を第三者（県・市役所・区役所を除く。）に提供したときは、法第 25 条に定める第三者提供に係る記録を作成し保存します。
（第三者提供を受ける際の確認等）第 12 条 取扱者は、第三者（県・市役所・区役所を除く。）から個人情報の提供を受けるに際しては、法第26 条に定める第三者提供を受ける際の確認を行い、記録を作成し保存します。
（開示）第 13 条 会員は、第７条の規定に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し開示を請求することができます。
２ 管理者は、会員本人から会員本人の個人情報の開示について請求があったとき、法第 28 条第２項に該当する場合を除き、本人に開示します。
（個人情報の訂正等）第14 条 会員は、第７条に基づき提供した会員本人の個人情報について管理者に対し訂正等を求めることができます。
２ 前項の請求があった場合、管理者は直ちに該当する個人情報の訂正等を行います。ただし、取扱者にすでに配付されている会員名簿等は、訂正等について取扱者に連絡することをもってこれに替えることができるものとします。
（漏えい発生時等の対応）第 15 条 取扱者は、個人情報を漏えい、滅失、き損等の事案の発生又はその兆候を把握した場合は、管理者に連絡します。この場合において管理者は、事実及び原因の確認、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止等の対応を 行います。
（開示請求及び苦情相談窓口）第 16 条 本会における、開示請求及び苦情相談窓口は、自治会長とします。
（その他）第 17 条 この取扱ルールの改廃は、役員会において決定することとします。
（附則）この取扱ルールは、令和２年４月１２日から施行します。
個人情報の保護に関する法律
【抜粋】 法第25条、法第26条、法第28条
（第三者提供に係る記録の作成等）第二十五条 個人情報取扱事業者は、個人データを第三者（第二条第五項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条において同じ。）に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第二十三条第一項各号又は第五項各号のいずれか（前条の規定による個人データの提供にあっては、第二十三条第一項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない
２ 個人情報取扱事業者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
（第三者提供を受ける際の確認等）第二十六条 個人情報取扱事業者は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第二十三条第一項各号又は第五項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない
一 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
二 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
２ 前項の第三者は、個人情報取扱事業者が同項の規定による確認を行う場合において、当該個人情報取扱事業者に対して、当該確認に係る事項を偽ってはならない
３ 個人情報取扱事業者は、第一項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
４ 個人情報取扱事業者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
（開示）第二十八条 本人は、個人情報取扱事業者に対し、当該本人が識別される保有個人データの開を請求することができる
２ 個人情報取扱事業者は、前項の規定による請求を受けたときは、本人に対し、政令で定める方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
一 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
二 当該個人情報取扱事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
三 他の法令に違反することとなる場合
３ 個人情報取扱事業者は、第一項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
４ 他の法令の規定により、本人に対し第二項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、第一項及び第二項の規定は、適用しない。